Warum das Bauchgefühl im Wachstum nicht mehr reicht
Am Anfang deines Unternehmens hast du vieles intuitiv entschieden. Du kanntest jeden Kunden, jeden Lieferanten und jeden Mitarbeiter beim Namen. Dein Bauchgefühl war oft dein bester Berater. Das war gut und richtig so. Doch wenn dein Betrieb wächst, wird es komplexer. Plötzlich siehst du nicht mehr sofort, wo die Gewinne wirklich herkommen und welche Projekte dich viel zu viel Zeit und Geld kosten.
Vielleicht kennst du diese Situation: Die Umsätze steigen, aber dein Bankkonto sieht nicht viel besser aus. Oder du merkst, dass bestimmte Produktlinien hohe Kosten verursachen, die du nicht genau zuordnen kannst. Diese Ungewissheit ist Gift für nachhaltiges Wachstum. Hier setzt das Controlling an. Es ist dein Navigationssystem, das dir zeigt, wo du stehst und welchen Weg du als Nächstes einschlagen solltest.
Typische Stolpersteine im mittelständischen Controlling
Viele Unternehmer zögern, weil sie Angst vor bürokratischem Aufwand haben. Sie glauben, Controlling bedeutet viel Papierkram und teure Software. Das sind berechtigte Bedenken. Die Realität im Mittelstand sieht oft so aus:
• Die Daten sind im ganzen Unternehmen verstreut (Buchhaltung, CRM, Excel-Listen).
• Es gibt keine einheitliche Definition von Kostenstellen oder Deckungsbeiträgen.
• Berichte kommen viel zu spät, um noch Einfluss nehmen zu können.
• Die Zahlen werden erstellt, aber niemand weiß, wie er sie im Tagesgeschäft nutzen soll.
Dein Ziel ist es, diese Lücken zu schließen. Du brauchst keine 50-seitigen Berichte. Du brauchst die drei wichtigsten Kennzahlen jeden Montag auf deinem Schreibtisch. Das ist das Wesen des praktischen Controllings für den Mittelstand.
Die ersten Schritte: Dein Controlling-Cockpit bauen
Controlling ist ein Prozess, keine einmalige Anschaffung. Beginne klein und baue schrittweise auf. Stell dir dein Controlling wie ein Cockpit in deinem Firmenwagen vor. Was brauchst du, um sicher und effizient ans Ziel zu kommen?
1. Die Basis schaffen: Woher kommen die Daten?
Bevor du irgendetwas analysieren kannst, musst du sicherstellen, dass deine Basisdaten stimmen. Wenn deine Buchhaltung und dein operatives Geschäft nicht synchron laufen, wird alles zur Schätzerei.
Konzentriere dich auf die Zuordnung. Weißt du genau, welche Kosten zu welchem Auftrag oder welcher Abteilung gehören? Ein einfacher Schritt kann hier schon Wunder wirken: Definiere klare Kostenstellen. Wenn dein Schreinerbetrieb beispielsweise eine Werkstatt und eine Lackierkabine hat, müssen deren spezifische Kosten (Strom, Materialreste) klar zugewiesen werden können. Dies ist ein wichtiger Teil der Kosten- und Leistungsrechnung, die du verstehen musst, wenn du die tatsächliche Rentabilität deiner Aufträge sehen willst.
VIDEO: Die TOP 10 – Controlling Killer in mittelstndischen Unternehmen!
2. Die wichtigsten Kennzahlen auswählen (KPIs)
Im Mittelstand sind die wichtigsten Kennzahlen oft die, die direkt mit Liquidität und Profitabilität zusammenhängen. Vergiss erstmal komplexe Finanzmodelle. Konzentriere dich auf diese drei Bereiche:
• Liquidität: Wie lange hält dein Unternehmen noch durch, wenn es mal eng wird? Wichtige Kennzahl hier ist der Cash Conversion Cycle – wie schnell wird aus dem verkauften Produkt wieder Geld auf deinem Konto?
• Deckungsbeitrag: Was bleibt übrig, nachdem du die variablen Kosten (Material, direkt bezahlte Löhne) eines Produktes oder einer Dienstleistung gedeckt hast? Der Deckungsbeitrag zeigt dir, ob es sich überhaupt lohnt, den Auftrag anzunehmen.
• Auslastung / Termintreue: Wie effizient arbeitest du? Wenn deine Maschinen oder Mitarbeiter Leerlauf haben, kostet dich das bares Geld. Überwache die Termintreue – verspätete Lieferungen führen zu unzufriedenen Kunden und Folgekosten.
Wähle für den Anfang maximal fünf Kennzahlen aus, die du wöchentlich oder monatlich überprüfst. Halte es überschaubar. Diese Kennzahlen sind auch entscheidend, um die Finanzierung deines Unternehmens zu sichern, beispielsweise wenn du einen Kredit für den Mittelstand benötigst.
3. Vom Ist-Zustand zur Planung: Der Soll-Vergleich
Controlling ist nur dann nützlich, wenn du es zur Steuerung nutzt. Das bedeutet, du vergleichst, was du geplant hast (Soll-Zustand) mit dem, was tatsächlich passiert ist (Ist-Zustand).
Wenn du zum Beispiel einen Auftrag kalkuliert hast und erwartest, 15% Marge zu erzielen, aber am Ende nur 10% übrig bleiben, musst du wissen, warum. War der Materialeinkauf teurer? Hat die Fertigung länger gedauert? Diese Abweichungsanalyse ist das Herzstück des operativen Controllings. Sie zwingt dich, die Ursachen für schlechte Ergebnisse zu finden und sie abzustellen.
Controlling als Werkzeug für Entscheidungen
Viele Unternehmer haben Angst vor Investitionen. Sie fragen sich: „Kann ich mir diese neue Maschine leisten?“ oder „Soll ich den neuen Mitarbeiter einstellen?“ Controlling liefert dir die Faktenbasis für diese strategischen Entscheidungen.
Mehr zu diesem Thema
Erkunde diese relevanten Quellen, um dein Wissen über Controlling im Mittelstand: Strategien und Tools für Ihren zu erweitern.
• Controlling – Best Practice im Mittelstand – inkl. Arbeitshilfen online …
• Finanzcontrolling: Kennzahlen zur Steuerung – WHK Controlling
Investitionsrechnungen einfach halten
Du musst keine komplexen Amortisationsrechnungen erstellen, um eine Entscheidung zu treffen. Frage dich stattdessen: Wie viel zusätzliches Geschäft muss ich generieren, damit sich die Investition in drei Jahren amortisiert hat? Oder: Wie viel Zeitersparnis bringt mir die neue Software, und wie viel kostet mich diese Zeitersparnis pro Mitarbeiter?
Wenn du weißt, dass ein neues Angebotsprogramm dir pro Woche zehn Stunden spart, rechne aus, was diese zehn Stunden bei einem Stundensatz von 50 Euro wert sind. Das ist ein konkreter Nutzen, den du in deine Entscheidung einbeziehen kannst. Das macht die Planung sicherer als reines Bauchgefühl.
Kostenkontrolle: Wo kann ich wirklich sparen?
Beim Thema Kostenkontrolle im Mittelstand geht es nicht darum, überall den billigsten Stift zu kaufen. Es geht um die großen Brocken. Analysiere deine Gemeinkosten. Das sind alle Kosten, die du nicht direkt einem Produkt zuordnen kannst (Miete, Verwaltung, Versicherungen).
Schau dir deine Fixkostenverteilung an. Wie viel Prozent deines Umsatzes verbrauchst du nur, um das Licht anzuhaben? Wenn du diese Struktur verstehst, kannst du gezielt verhandeln oder Prozesse optimieren. Ein Controlling-Ansatz hilft dir, die Hebelwirkung der Kosten zu erkennen.
Die richtige Balance finden: Standardisierung vs. Flexibilität
Dein größter Vorteil als Mittelständler ist deine Flexibilität. Du kannst schnell auf Kundenwünsche reagieren. Dein Controlling darf dir diese Flexibilität nicht nehmen. Das ist ein häufiges Missverständnis beim Thema Unternehmenssteuerung Mittelstand.
Finde eine gesunde Mitte. Standardisiere die Berichterstattung (jeden Monat dieselben drei Seiten), aber halte die Prozesse dahinter schlank. Nutze Tools, die dir Arbeit abnehmen. Wenn deine Buchhaltungssoftware bereits viele Auswertungen kann, beginne damit, diese Standardberichte zu nutzen, anstatt alles neu aufzusetzen.
Wenn du merkst, dass dein aktuelles System an seine Grenzen stößt und du wichtige Informationen nicht mehr zeitnah bekommst, dann ist der richtige Zeitpunkt, über ein dediziertes Controlling-Tool nachzudenken. Aber starte immer mit dem Bedarf, nicht mit der Technik.
Häufig gestellte fragen
brauch ich als kleiner betrieb wirklich controlling?
Ja, spätestens wenn du nicht mehr persönlich alle Zahlen im Kopf hast, brauchst du ein System zur Steuerung. Controlling hilft dir, Risiken frühzeitig zu erkennen und dein Wachstum auf eine solide Basis zu stellen. Es gibt dir Sicherheit bei wichtigen Entscheidungen.
wie fange ich mit controlling an, wenn ich schon viel zu tun habe?
Starte mit einer einfachen Liste der drei wichtigsten Kennzahlen, die deine Liquidität und deinen Erfolg widerspiegeln. Sammle diese Daten einmal im Monat aus deinen bestehenden Systemen. Führe diesen einfachen Soll-Ist-Vergleich über drei Monate durch. Das ist dein erster Schritt zum operativen Controlling.
was ist der unterschied zwischen buchhaltung und controlling? Um die richtigen unternehmerischen Entscheidungen zu treffen und erfolgreich zu sein, muss man die Kennzahlen beider Bereiche verstehen, um die Mission Mittelstand zu verwirklichen.
Die Buchhaltung erfasst, was passiert ist – sie ist rückblickend und gesetzlich vorgeschrieben. Controlling hingegen blickt nach vorne und fragt, was passieren sollte und warum etwas anders gelaufen ist als erwartet. Controlling nutzt die Daten der Buchhaltung als Basis für Zukunftsentscheidungen und Steuerung.