Warum das Messen im Mittelstand oft anders läuft
Im großen Konzern gibt es ganze Abteilungen für Controlling und Reporting. Im Mittelstand bist du oft der Chef, der gleichzeitig noch die Strategie plant und manchmal die Kaffeemaschine repariert. Deine Zeit ist knapp. Deshalb muss das Messen für dich schnell gehen und direkt zur Entscheidung führen. Du brauchst keine unnötigen Berichte, die keiner liest. Du brauchst klare Signale, die dir zeigen, wo du Gas geben musst und wo du vielleicht den Fuß vom Pedal nehmen solltest.
Viele denken, „Messen“ bedeutet teure Software. Das stimmt so nicht. Es geht erst einmal um die richtigen Fragen. Wenn du weißt, was du wissen musst, findest du auch die passenden Wege, um diese Informationen zu bekommen. Dein Ziel ist es, die Leistung deines Unternehmens regelmäßig zu überprüfen – das nennt man auch Performance-Messung für den Mittelstand.
Die größten Stolpersteine beim Messen
Ich kenne die typischen Situationen gut. Du kämpfst mit folgenden Dingen:
• Datenchaos: Informationen liegen in Excel-Listen, auf Zetteln und in deinem Kopf herum. Nichts davon passt zusammen.
• Fokus fehlt: Du misst zu viel auf einmal. Am Ende weißt du viel, aber nichts Konkretes.
• Reaktion statt Aktion: Die Berichte kommen zu spät. Du siehst, was letzte Woche schiefgelaufen ist, aber kannst heute nichts mehr ändern.
• Angst vor der Wahrheit: Manchmal sind schlechte Zahlen unangenehm. Diese Angst hält viele davon ab, ehrlich hinzuschauen.
Diese Probleme sind lösbar. Der Schlüssel liegt darin, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Was ist für dein Geschäftsmodell wirklich wichtig?
Die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) für deinen Erfolg
Kennzahlen, oder KPIs (Key Performance Indicators), sind deine Navigationspunkte. Du brauchst nicht 50 davon. Du brauchst vielleicht fünf, die dir ehrlich sagen, wie es deinem Unternehmen geht. Hier sind einige Beispiele, die im Handwerk, in der Produktion oder im Dienstleistungssektor oft entscheidend sind. Denk daran, diese Kennzahlen müssen zu deiner Branche passen. Wenn du beispielsweise ein Handwerksbetrieb bist, ist die Auslastung deiner Monteure ein wichtiges Thema.
Finanzielle Kennzahlen, die sofort zählen
Dein Unternehmenserfolg steht und fällt mit der Liquidität und Rentabilität. Hier sind zwei Punkte, die du immer im Blick haben solltest:
• Deckungsbeitrag pro Auftrag oder Produkt: Das ist dein Gewinn, bevor Verwaltungskosten abgezogen werden. Es sagt dir, ob dein Preis stimmt und ob das Produkt an sich profitabel ist. Wenn du diesen Wert genau berechnest, vermeidest du teure Aufträge, die nur Umsatz bringen, aber keinen echten Gewinn.
• Cashflow-Entwicklung: Hier siehst du, wie viel Geld wirklich auf deinem Konto ist und wann es da sein wird. Viele gesunde Unternehmen gehen pleite, weil das Geld auf den Rechnungen der Kunden festsitzt. Dein Ziel ist es, dass mehr Geld reinkommt, als rausgeht.
Wenn du wissen willst, wie du deine Forderungslaufzeiten verkürzt, um den Cashflow zu verbessern, solltest du diesen Punkt regelmäßig prüfen. Speziell für den deutschen Mittelstand gibt es weitere Strategien zur Liquiditätssicherung, die du in diesem Beitrag findest.
VIDEO: How-to: Tipps und Tricks fr digitale Events und digitale Messen
Operative Kennzahlen: Wie effizient arbeitest du?
Hier geht es um deinen täglichen Betrieb. Diese Zahlen helfen dir, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Ein gutes Kennzahlensystem im Mittelstand beinhaltet oft:
• Termintreue: Wie viele Aufträge schließen du pünktlich ab? Kunden lieben Verlässlichkeit. Eine niedrige Termintreue zeigt dir, wo es in der Planung hakt.
• Retourenquote oder Nacharbeitsquote: Wie oft musst du nachbessern? Eine hohe Quote bedeutet Mehrarbeit, Materialverlust und unzufriedene Kunden. Das ist reines Geldverbrennen.
• Maschinenauslastung (in der Produktion): Stehen deine teuren Maschinen still oder laufen sie konstant? Eine schlechte Auslastung frisst deine Gewinne auf.
Diese operativen Messgrößen helfen dir, Engpässe schnell zu identifizieren. Stell dir vor, deine Nacharbeitsquote steigt plötzlich von 2% auf 8%. Das ist ein klares Signal, dass du sofort mit deinem Team sprechen musst, um die Ursache zu finden.
Schritt für Schritt: Dein eigenes Messsystem aufbauen
Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Fange klein an. Ich zeige dir einen einfachen Weg, um mehr Struktur in deine Messungen zu bekommen. Weitere Tipps und Hilfestellungen findest du in unserem Beitrag mit Informationen für BVMW-Mitglieder.
Wesentliche Links
Erfahre mehr über Messen für den Mittelstand: Alle wichtigen Branchenevents, indem du diese Linkauswahl erkundest.
• Deutschlands Messen expandieren weiter ins Ausland – AUMA
Schritt 1: Das Ziel definieren – Was willst du wirklich verbessern?
Bevor du Zahlen sammelst, frage dich: Was stört mich momentan am meisten? Ist es die zu lange Kundenakquise? Oder sind es die hohen Materialkosten? Wähle nur ein oder zwei Hauptbereiche aus. Dein Ziel muss klar sein. Zum Beispiel: „Ich will die Lieferzeit um 15% reduzieren.“
Schritt 2: Die richtigen Datenquellen finden
Woher bekommst du die Information? Oft sind die Daten schon da, aber versteckt. Schau in dein ERP-System (falls vorhanden), deine Buchhaltung oder sogar in die Stundenzettel deiner Mitarbeiter. Für die Frage nach der Lieferzeit brauchst du das Bestelldatum und das Lieferdatum. Diese Daten findest du meist in deinem Auftragsmanagement.
Schritt 3: Vereinfachen und Visualisieren
Keine Lust auf komplizierte Statistiken? Gut so. Nimm dir eine einfache Tabelle oder ein Dashboard. Wichtig ist, dass du die Entwicklung siehst. Ein einfacher Balkenchart, der zeigt, wie sich deine Marge pro Monat entwickelt, ist tausendmal besser als ein komplexer Bericht. Nutze einfache Werkzeuge. Auch ein gut strukturiertes Excel-Sheet kann am Anfang dein mächtigstes Werkzeug für die Unternehmenssteuerung sein.
Schritt 4: Regelmäßige Besprechungen etablieren
Daten ohne Diskussion sind nutzlos. Setze dir feste Termine – vielleicht einmal pro Woche oder alle zwei Wochen – für ein kurzes „Performance-Review“. Zieh dir und deinem Team die wichtigsten drei Kennzahlen vor. Besprecht sie nicht länger als 20 Minuten. Die Frage ist immer: Was sagt uns die Zahl und was machen wir jetzt anders?
Dieser Zyklus – Messen, Besprechen, Handeln – ist das Herzstück jeder guten Unternehmenssteuerung im Mittelstand. Es geht darum, schnell zu lernen und besser zu werden.
Umgang mit Unsicherheit: Wenn die Zahlen nicht passen
Du hast angefangen zu messen und plötzlich siehst du, dass die Fertigungszeit für Produkt X viel höher ist als gedacht. Was jetzt? Der erste Reflex ist oft: Schuldige suchen. Das bringt dich aber nicht weiter.
Sei neugierig, nicht anklagend. Wenn du eine schlechte Kennzahl siehst, sieh sie als Einladung, tiefer zu graben. Frage dein Team: „Was hält euch davon ab, diese Zahl zu erreichen? Welche Hürden seht ihr im täglichen Ablauf?“ Oft sind es kleine, alltägliche Probleme, die sich zu großen Kennzahlen-Problemen aufsummieren. Vielleicht fehlen Werkzeuge, vielleicht ist die Schulung nicht ausreichend oder die Arbeitsanweisung unklar.
Erinnere dich: Messen ist kein Selbstzweck. Es ist ein Hilfsmittel, um dein Geschäft besser zu steuern. Es zeigt dir, wo du ansetzen musst, um deine Ziele zu erreichen.
Häufig gestellte fragen
was ist ein gutes dashboard für den mittelstand
Ein gutes Dashboard zeigt dir die fünf bis sieben wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick, idealerweise in visueller Form wie Balken oder Tachoanzeigen. Es sollte aktuell sein und nur relevante Informationen für deine aktuelle strategische Ausrichtung enthalten. Halte es einfach, damit du es wirklich täglich nutzen kannst.
wie oft sollte ich meine zahlen überprüfen
Das hängt von der Kennzahl ab. Finanzielle Eckdaten wie Liquidität solltest du wöchentlich prüfen. Operative Kennzahlen wie Termintreue oder Auslastung überprüfst du am besten täglich oder wöchentlich in kurzen Meetings. Die strategische Überprüfung der gesamten Kennzahlen kann monatlich erfolgen.
kann ich mit excel alles messen, was ich brauche
Ja, am Anfang absolut. Viele erfolgreiche Mittelständler steuern ihr Geschäft ausschließlich mit gut strukturierten Excel-Tabellen. Wichtig ist, dass die Datenpflege diszipliniert erfolgt und du dir Mühe gibst, die Daten aktuell zu halten. Erst wenn die Datenmenge sehr groß wird oder du Echtzeit-Analysen brauchst, solltest du über spezielle Software nachdenken.